Come festeggiare i 18 anni senza spendere troppo

La tua festa di 18 anni si avvicina e stai cercando un locale a Roma per organizzare il compleanno senza spendere troppo? Sei capitato sulla pagina giusta allora, perché ora cercherò di aiutarti spiegandoti come fare per risparmiare.

Anzitutto, questi sono i punti che è importante tenere in considerazione per pagare il meno possibile:

1. La data scelta per la festa
2. Come festeggiare i 18 anni: festa privata o non privata
3. Dove festeggiare i 18 anni
4. Il numero degli invitati
5. Quali sono i servizi che fanno aumentare il prezzo

Adesso ti spiego ogni singolo punto per farti capire quanto ognuno di questi è importante, cosi non puoi sbagliare!

La data scelta per la festa

Prima ancora di organizzare la tua festa di 18 anni, ti consiglio di controllare in che giorno della settimana sarà il tuo compleanno. Devi sapere che i giorni più richiesti per l’organizzazione di feste sono nel fine settimana (venerdì, sabato e la domenica) e che la maggior parte delle prenotazioni sono di sabato sera, per cui le strutture tendono ad aumentare il prezzo dell’affitto della location in quei giorni, avendo molta richiesta dall’esterno.

Vuoi sapere perché in molti scelgono di festeggiare il sabato sera?

In molti scelgono questo giorno (anche se il loro compleanno viene in un altro giorno della settimana), perché la domenica non si va a scuola e i ragazzi sono più liberi di fare tardi, per cui sono convinti che quasi tutti gli invitati saranno presenti alla festa. Per esperienza, posso dirti che non sempre è così, soprattutto perché possono aumentare le alternative alla tua festa, perciò ritengo che se una persona ha il piacere di partecipare al tuo compleanno lo farà indipendentemente dal giorno che sceglierai.

Se ci tieni a risparmiare, ti consiglio personalmente di non organizzare la tua festa di sabato, anche perché gli invitati che hanno il piacere di essere con te in quel giorno verranno sicuramente alla tua festa. Se ti piace una location e sai che in un giorno infrasettimanale il prezzo è più basso (quasi sempre è cosi, i proprietari delle strutture per invogliare il cliente a scegliere una data meno facile da occupare fanno dei super sconti) perché non sfruttare questa cosa allora?

Se ci pensi bene, la riuscita di una festa non dipende dal giorno in cui la festeggi ma sicuramente dalla presenza dei tuoi amici e parenti in una struttura che ti è piaciuta fin da subito.

Se prenoti una Location non di sabato puoi risparmiare fino a 250€.

Come festeggiare i 18 anni: festa privata o non privata

Diciamo che il 90% dei ragazzi che devono organizzare il proprio diciottesimo compleanno scelgono la soluzione festa privata all’interno di una location, così da poter avere l’intera struttura in esclusiva tutta per loro. C’è da dire che questa è la scelta che apprezzano di più anche i genitori, perché si sentono più tranquilli del fatto che gli invitati si limitano ad amici e parenti, senza la presenza di estranei.

Invece il restante 10% sceglie la soluzione della festa non privata – di conseguenza sarà un locale aperto al pubblico – e i festeggiati decidono di invitare solo gli amici più stretti per bere un drink e per il taglio della torta. In questo caso, chiaramente il budget per la tua festa è sicuramente più economico, ma devi considerare anche che potresti trovarti davanti a delle difficoltà. Nello specifico, ecco quali:

1. Non avendo la location in esclusiva, troverai altre persone sconosciute (questo non sempre è gradito ai genitori di ragazzi minorenni)
2. Non avrai la possibilità di scegliere, per esempio, se vuoi o no un tipo di musica
3. La zona per te riservata è sicuramente ridotta, perché ti verrà assegnata in base al numero di persone
4. Alcuni locali non prendono prenotazioni per feste di 18 anni nel weekend, perché se hanno una clientela con un’età dai 30 ai 40 anni potrebbe infastidire i clienti che spesso sono lì.
5. Le discoteche molto spesso non permettono l’ingresso a minorenni per evitare il problema della somministrazione degli alcolici (immagina che quella sera, non possono entrare alcuni tuoi amici, sarebbe un vero e proprio disastro o una festa da dimenticare …)

Nel caso in cui il numero degli invitati superi le 25 persone, ti posso consigliare di organizzare una festa privata, così da evitare tutte le problematiche di cui sopra ti ho parlato e godervi in tranquillità la vostra serata. Ora ti spiego il perché: se hai deciso di organizzare un semplice apericena seduti al tavolo con la torta e il brindisi, in un locale aperto al pubblico il prezzo si aggira intorno ai 20/30 Euro a persona, per un totale di 600/900€ per circa 20/30 persone, ma senza avere tutte le varie comodità di una struttura esclusiva e privata.

Intorno ai 1.000 euro trovi sicuramente una struttura per eventi privati, dove puoi invitare anche qualche persona in più e usufruire di maggiori servizi.

Dove festeggiare i 18 anni

I locali per feste a Roma dove poter organizzare un evento privato per i tuoi 18 anni sono veramente tanti. Queste sono le principali categorie disponibili:

• Discoteche
• Sale per feste
• Ville per feste
• Feste in piscina
• Locali con piscina
• Locali con giardino

Da Settembre a Maggio

In inverno chiaramente la scelta della location è molto più semplice, perché le strutture sono più numerose e dislocate in tutte le zone di Roma, per cui è più facile trovare un locale con un prezzo conveniente, soprattutto nei giorni infrasettimanali.

Da Giugno ad Agosto

In estate le location sono sicuramente di meno, ma il numero delle richieste per organizzare le feste è sempre molto alto. Un altro fattore molto importante è che nel periodo estivo si organizzano eventi in qualsiasi giorno della settimana, perché le scuole solitamente chiudono dopo la prima decade di giugno ed i ragazzi sono più liberi di organizzare il loro compleanno quando vogliono. Devi però considerare che, data la tanta richiesta e il minor numero di strutture disponibili, le location estive hanno un prezzo maggiore del 20% rispetto alle strutture invernali.

Perciò se la tua festa di compleanno capita nel periodo estivo – tra giugno ed agosto – e vuoi risparmiare veramente tanto, ti consiglio di prendere in considerazione uno dei tanti locali per feste al chiuso, possibilmente dotato di un sistema di climatizzazione. Probabilmente non sarà quello a cui avevi pensato, ma i locali invernali in estate lavorano molto meno e tendono a fare delle offerte imperdibili per assicurare l’affitto della location, permettendoti di risparmiare anche fino a 500€.

Il numero degli invitati

Molto spesso mi è capitato di vedere ragazzi che richiedono preventivi per la loro festa con un numero di invitati completamente sbagliato e questo causa una spesa maggiore per i genitori che pagano la festa.

Il numero degli invitati è molto importante perché, in base a questo, il locale oltre all’affitto della location ti aggiungerà un prezzo a persona per il pacchetto che comprende cibo e bevande. Nello specifico si tratta di:

• Buffet freddo (panini, tramezzini, rustici, pizzette, pizza, ecc…)
• Primi piatti (caldi o freddi in base alla stagione)
• Bevande (open bar analcolico e alcolici per i maggiorenni)
• Dolci
• Torta e brindisi
• Bicchieri, piatti e posate

Il pacchetto food and beverage solitamente si aggira tra un minimo di 8€ ad un massimo di 15€ a persona.

Come ti dicevo prima, ho visto tante feste dove sono avanzati stuzzichini e cose da mangiare (e questo è un grande peccato) perché il festeggiato ha ingenuamente contato tra gli invitati persone non troppo strette a lui. Fare questo errore ti farà alzare il prezzo e ora te lo dimostro!

Se al momento della prenotazione della tua festa comunichi al proprietario del locale che gli invitati sono 80, la struttura preparerà per il tuo compleanno tutto quello che serve per quel numero di invitati.

Cosa succede se alla tua festa arrivano solo 50 persone su 80 invitati? La risposta è molto semplice. Hai fatto spendere inutilmente ai tuoi genitori tra i 240 ed i 450€ in più.

Se vuoi pagare il giusto e risparmiare un po’ di soldi, ti consiglio allora di scrivere nella lista degli invitati le persone che realmente senti più vicine. Una volta fatta una lista, dovresti contattarle e comunicargli che stai organizzando qualcosa per la tua festa di 18 anni, così da riuscire a capire gli invitati che parteciperanno sicuramente e quelli che invece sono ancora indecisi. Fatto questo, avrai una lista in mano con 60 persone tra amici e parenti, ad esempio.

Cosa devi fare allora per non spendere soldi inutilmente?

Al momento della prenotazione del locale non prenotare per 60 persone ma calcola un 15/20% in meno, quindi all’incirca tra i 45 ed i 50 presenti sicuri.

Vuoi sapere perché devi calcolare il 15/20% in meno di invitati?

La risposta è semplice ed ora ti elenco solo alcuni dei motivi più frequenti:

1. Qualcuno non viene perché non sta bene di salute
2. Altri non possono venire perché hanno avuto un imprevisto
3. Qualcuno non ha trovato nessuno che li accompagnasse
4. Qualcuno non può venire perché ha già un altro impegno

Se ci pensi bene, da una lista di invitati buttata giù frettolosamente puoi fare una scrematura piuttosto importante, che ti permetterà di risparmiare parecchio sul costo totale dell’evento.

Quali sono i servizi che fanno aumentare il prezzo

Ogni location ha, oltre ai servizi base che offre per una festa, anche tutta una serie di servizi extra da proporti, che si aggiungono al prezzo dell’affitto della struttura e al pacchetto food and beverage. Ecco quali sono i più diffusi:

• Servizio limousine, con trasferimento da casa al locale e prezzo a partire da 150€
• Servizio fotografico con solo foto 100€ o con foto + book (libro con le migliori 15/20 foto scelte da te) tra i 150/200€
• Servizio video a partire da 150€
• Palloncino a forma di 18 disponibile in diversi colori, a partire da 60€

Chiaramente ogni singolo servizio extra ha un costo che fa lievitare il totale dell’intera festa, considerando che rinunciando a tutti puoi risparmiare oltre i 400€. Se ti posso dare un consiglio, sempre se puoi, quello a cui non dovresti rinunciare è proprio il servizio fotografico. Lo reputo importante perché ti permette di rivedere in futuro i momenti più belli della tua festa con amici e parenti e poter stampare le foto più belle.

Essendo un servizio fondamentale, ultimamente molte strutture lo includono nel pacchetto base della festa, per cui spesso nel preventivo che ricevi hai già uno sconto di 100€.

Conclusione

Dopo aver letto questo articolo, in cui ti ho mostrato nel dettaglio come organizzare una festa di 18 anni senza spendere troppo, sei pronto per andare a vedere i vari locali di Roma e richiedere un preventivo tenendo bene a mente i vari consigli che ti ho scritto per pagare il meno possibile.

Le informazioni che hai letto ti sono state d’aiuto?

Spero proprio di sì.

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Grazie.